Asset Manager 3.0
Lizenzen
In der Tabelle Lizenzen wird eine Lizenz zusammen mit ihrem Erstkauf eingetragen, beziehungsweise nur eine Lizenz , um diese späteren Käufen zuzuordnen. Das Feld Bezeichnung sollte, für die spätere Zuordnung, den genauen Namen der Lizenz enthalten. Im Feld Softwarename werden die mit dem Suite Compiler erfassten Softwares angezeigt. Sollte die gesuchte Software nicht auswählbar, oder die Lizenz ohne Zuordnung einzutragen sein, kann für dieses Feld der Eintrag no inventory gewählt werden Diese Zuordnung ist für die Funktionalität einiger Berichte von Nöten.
Beim Eintragen einer neuen Lizenz, müssen die Felder Bezeichnung und Softwarename ausgefüllt werden. Dabei ist unter Bezeichnung der Lizenzname gemeint, welcher manuell eingetragen wird. Der Softwarename hingegen wird per Dropdown-Liste ausgewählt, welche durch die Inventur des Suite Compilers befüllt wird.
Einige der Felder mit Dropdown-Liste werden aus Tabellen des Asset-Management Ordners befüllt. Sollte beispielsweise der Hersteller einer einzutragenden Lizenz nicht auswählbar sein, kann dieser im Katalog Hersteller eingetragen werden, damit er in der Dropdown-Liste erscheint.
Felder ohne Dropdown-Liste sind frei befüllbar und können beispielsweise per Rechtsklick zum Hinterlegen von Dateipfaden oder URLs genutzt werden, um einfachen Zugang zu relevanten Dokumenten oder Webseiten zu ermöglichen.
Unter dem Tab Zuordnungen befinden sich Felder, die für das Lizenzmanagement benötigt und für den Compliance-Bericht verwendet werden. Up- und Downgradelizenz beziehen sich hier immer auf die Lizenz von der up- oder downgraded wird. Beide Felder werden nur benötigt, wenn es sich beim Erwerb der Lizenz um ein Up- oder Downgrade handelt. Die Anzahl wird von den Lizenzen der angegebenen Up- oder Downgradelizenz abgezogen.
Desweiteren kann eine Softwareklasse vergeben werden, welche es später einfacher macht, die Software zuzuordnen, indem beispielsweise die Klasse Büroanwendung oder Datenbank-Software ausgewählt wird.
Die Anzahl der Upgrade Lizenzen ist hierbei im Feld Anzahl unter dem Tab Softwarekauf. Dieser Tab dient zudem für die Eingabe aller kaufmännischen Daten des Erstkaufs.
Außerdem kann unter Rechnung ein Dateipfad angegeben werden, sofern die Rechnung digitalisiert vorliegt.
Der vierte Tab, Lizenznachweise, ist für das Hinterlegen aller Daten, Dokumente und URLs, die für die Verwaltung einer einer Lizenz benötigt werden.
Außerdem kann unter Lagerort angegeben werden, wo genau sich die Nachweise befinden, dabei wird diese Dropdown-Liste aus der Tabelle Lager des Basic Packs befüllt.
